社員と人事部を年末調整から解放するクラウド+BPOサービス Mominoki(樅)

New2022年4月13日
年末調整において、スマホで撮影した画像を確認するだけでは、所得税法が定める「原本の確認」という要件を満たしません。ご注意ください。

年次業務はラクラスへ。

年次業務を行う人材の確保に
悩んでおられませんか?
年末調整や住民税業務には、
ラクラスのクラウド+BPOサービスを
ご検討ください。

年末調整クラウド

BPOサービス
Mominoki (樅)

  1. もちろんクラウドです。
  2. 証明書原本の収集から、読み取り、申告データ作成までをBPOで代行します。
  3. 従業員の確認が完了した申告データを、人事部に納品します。
  4. AI、OCR、そして人間の目視を組み合わせることで、高速かつ正確な読み取りを実現しました。
  5. 紙の申告書の印刷・配布・回収を代行します。コンタクトセンターが、従業員からの問合せに対応します。
  6. 従業員や拠点が多い大企業のご利用を想定した、様々な機能とサービスを用意しています。

住民税クラウド

BPOサービス
Satsuki (皐)

  1. 電子データまたは書面で届けられる住民税額通知書から住民税データを作成し人事部に納品します。
  2. 個人宛の通知書を、到着次第順次、従業員の自宅住所に郵送します。
  3. 郵送準備が整いましたら、これから発送する旨を従業員にメールで通知します。
  4. AI、OCR、そして人間の目視を組み合わせることで、高速で正確な読み取りを実現しました。
  5. 年次・月次の一括での利用、あるいは年次のみでの利用を選択できます。

特長

社員と人事部に代わってMominokiが代行する
幅広いサービス範囲と
これを支える先端のテクノロジーを
ご紹介します。

  • 年末調整:Mominoki

    証明書を読み取り、
    申告データを納品します

    従業員に代わって証明書を読み取ります。
    従業員が確認した申告データを
    人事部に納品します。

    証明書を読み取り、申告データを納品します

    従業員に代わって証明書を読み取ります。
    従業員が確認した申告データを人事部に納品します。

    年末調整クラウド+BPOサービス「Mominoki(樅)」の最大の特長は、従業員に代わって当社が、保険料や住宅ローンの控除証明書類を正確に読み取って申告データを作成する「読取代行サービス」です。
    従業員の作業は、証明書の原本を返信用封筒に入れて当社に提出するだけです。記載事項を読み取って入力したり、スマホで証明書を撮影したりする作業は不要です。
    当社が作成した申告データは、確認のために従業員にメールで送られます。当社は、従業員の確認が完了した申告データを人事部に納品します。人事部にも従業員の皆様にも安心してお使いいただけるサービスです。

    Mominokiによる年末調整申告は、次の5ステップです。

    Step 1 : アップロード
    人事部は、Mominokiの管理画面から、従業員本人、扶養親族、団体保険に関するマスタデータをアップロードします。
    Step 2 : 最小限の入力
    従業員は、スマホやPCからMominokiにログインし、従業員本人や扶養親族情報など、控除証明書からは読み取ることのできない情報を入力します。控除証明書に記載されている情報は当社が読み取りますので、入力する必要はありません。
    Step 3 : 原本提出
    従業員は、控除証明書原本を返信用封筒に入れて当社に提出します。
    Step 4 : 確認
    従業員は、当社が読み取った申告データをメールで受け取り、内容を確認します。クラウドにログインすれば、より詳細な情報を見ることができます。
    Step 5 : ダウンロード
    人事部は、 Mominokiの管理画面から、従業員の確認が完了した申告データをダウンロードします。

    これで、年末調整申告作業は完了です。

    従業員の読取・入力作業、および人事部の配布・回収・申告データ作成作業は、すべてラクラスが代行します。またラクラスのコンタクトセンターが、従業員の皆様からの問い合わせに対応します。

    年末調整の人材確保に悩む必要はもうありません。
    ラクラスは、年次業務から人事部を解放します。

  • 年末調整:Mominoki

    証明書の原本確認という
    法令上の要件を満たしています

    所得税法は、スマホで撮影した
    画像ではなく、「証明書原本の確認」を
    企業に義務付けています。

    証明書の原本確認という
    法令上の要件を満たしています

    所得税法は、スマホで撮影した画像ではなく、
    「証明書原本の確認」を企業に義務付けています。

    年末調整クラウド+BPOサービス「Mominoki(樅)」は、保険や住宅ローンに関する証明書の原本を従業員から提出いただき、これを読み取ります。
    スマホで撮影した画像データ等からの読み取りを行っていない理由は、原本を確認することが法令上の要件であるからです。所得税法は、年末調整を行う企業に対し、保険料や住宅ローンに関する証明書類の原本を確認することを求めています。
    ここでは、所得税法の枠組みと、これに違反した場合の罰則について、説明いたします。

    【法令上の要求】
    従業員は勤務先に原本を提出しなければなりません

    従業員は、保険料控除を受けようとする場合、勤務先を経由して、保険料控除申告書を税務署に提出しなければならず(所得税法196条1項)、各種保険料の金額につき、これらの支払をした旨を証する書類(以下「控除証明書類」といいます。)を提出し、又は提示しなければなりません(同2項)。
    控除証明書類には、保険会社等が発行した証明書や保険料領収書が該当するとされています(所得税法基本通達196-3)。

    書面の控除証明書をスキャンする等によりデータ化したものは、電子署名及び電子証明書が付されていないため、従業員が当該データを勤務先に提供したとしても、所得税法上、控除証明書類を電磁的方法で提供するための要件(所得税法198条5項、所得税法施行令319条の2第2項)を満たしておらず、控除証明書類を提出又は提示したものとはみなされません(国税庁「年末調整手続の電子化及び年調ソフト等に関するFAQ(令和3年 10 月改訂版) FAQ 3-14参照)。
    同様に、従業員がスマホ等で撮影した控除証明書類の画像データを提供したとしても、控除証明書類を提出又は提示したものとはみなされません。

    【罰則】
    原本の提出がないにもかかわらず、
    保険料を控除して源泉徴収を行った企業には、罰則があります

    年末調整において、所得税法に従った控除証明書類の提出又は提示がない(従業員がスマホ等で撮影した控除証明書類の画像データしか提供していない等)にもかかわらず、保険料を控除して源泉徴収を行った場合、本来あるべき課税所得金額(保険料を控除しない金額)よりも低い金額を課税所得金額として源泉徴収税額を算出することになりますので、結果として、源泉徴収税額が過小になります。
    このような場合、勤務先の企業は、「所得税法190条…の規定により徴収すべき所得税を徴収しなかった者」に該当しますので、1年以下の懲役又は50万円以下の罰金に処せられるおそれがあります(所得税法242条3号)。

    スマホで撮影した画像データだけを用いて保険料を控除して源泉徴収を行うことは、所得税法に違反します。企業には原本を確認する責務があります。これは、住宅ローン控除においても同じです。
    年末調整クラウド+BPOサービス「Mominoki(樅)」は、証明書の原本を収集し、これを確認するという法令上の要件を満たしています。

  • 年末調整:Mominoki

    読取精度100%を目指します

    読取精度100%を目指すテクノロジーと、
    読取品質白書(2021年版)を
    紹介します。

    読取精度100%を
    目指します

    読取精度100%を目指すテクノロジーと、
    読取品質白書(2021年版)を紹介します。

    年末調整クラウド+BPOサービス「Mominoki(樅)」はAIやOCRと人間の目視を最適なバランスで組み合わせることで、読取精度100%の実現を目指しています。オフショアやニアショアの廉価な人件費を用いた人海戦術によるサービスとは異なり、最新のテクノロジーを活用したサービスです。

    当社に到着した書類は、全量を表裏ともスキャンされ電子化されます。以降の作業はすべて、AI、OCR、そしてMominokiの画面上の画像ファイルとして処理されます。

    最初の処理は、画像認識AIによる型番の判定です。当社は、すべての保険会社のすべてのレイアウトの保険料控除証明書の画像ライブラリをもっています。画像ライブラリには、1,000以上の型番が登録されています。AIは、スキャンされた画像が、どの型番に該当するのかを判定します。

    次の処理は、AIの判定が合っているのかを、人間が目視で確認して、型番を確定することです。AIの長所は、ディープラーニングにより型番を自律的に学習することです。しかし一方で、AIは精度100%を保証してくれません。Mominokiは、AIの判定結果を人間の目視で確定する処理を組み入れることで、100%を保証できないAIの欠点を補っています。

    AIと目視で型番が確定すれば、読み取るべき情報が印字されている位置が確定します。位置が確定すれば、OCRで読み取ることができるようになります。したがって3番目の処理は、OCRにより記載事項を読み取る作業です。OCRもまた100%を保証しませんから、4番目の処理として、OCRが読み取った結果を人間の目視により確定し、申告データを作成します。

    下図をご覧ください。ソニー生命様の類似したレイアウトの画像から、AIが型番を特定し、読み取るべき情報が印字されている位置を赤、青、黄の枠で囲っています。この枠にある記載事項を、OCRが読み取るのです。

    Mominokiの読取精度の高さをご理解いただくために、「Mominoki読取品質白書(2021年度版)」を取りまとめました。発生した読取エラーの全件について原因分析を行い、2022年度に向けた解決策を説明してあります。数10万枚に及ぶ証明書類を1件のエラーもなく読み取るという当社の目標が、決して達成不可能なものではないということを理解いただけると思います。

  • 年末調整:Mominoki

    もちろんクラウドです

    強力なクラウド基盤と進化する
    ユーザインタフェースが、
    良質なUXを約束します。

    もちろんクラウドです

    強力なクラウド基盤と進化するユーザインタフェースが、
    良質なUXを約束します。

    Mominokiは、日本国内2箇所にあるOCI(Oracle Cloud Infrastructure)のデータセンターに設置された、当社専用のデータベースハードウェア(Oracle Exadata)で運用されています。当社は、パブリック・クラウド上に個人情報を置かない、日本国外で個人情報を取り扱わない、というポリシーでクラウドサービスを運用しています。

    OCIのハイスペックな処理能力、ストレージ、ネットワークは、数万人単位でのユーザ数の増加にも余裕をもって対応します。
    さらにOCIは、アクセスの増加に応じてCPUやメモリーといったリソースを柔軟に追加できます。11月の1ヶ月間にアクセスが集中する年末調整申告において、Mominokiは1時間単位でリソースを増減させて対応しています。当社は、従業員の皆様が年末調整申告を行うのにも、人事部が管理画面から社員全員のデータを処理するのにも、快適なレスポンスを約束します。

    Mominokiを利用するのに必要なのは、パソコン(PC/Macとも)、タブレット、あるいはスマホにインストールされたブラウザだけです。ChromeやEdgeなど、主要なブラウザの最新版をサポートしています。お使いになるデバイスの画面幅に応じて表示を最適化するレスポンシブな設計です。

    当社は、B2Bクラウドが提供すべき良質なUX(User Experience)とは、「ユーザが迷わず最後まで入力できること」であると考えています。Mominokiの画面構成や画面遷移は、従業員の皆様が迷うことなく所得税法の要求事項を最後まで入力し切れるように、毎年改良を続けています。

  • 年末調整:Mominoki

    紙の申告書の配布・回収も
    代行します

    クラウドを使えない従業員には、
    従来と同じく紙の申告書で対応します。

    紙の申告書の配布・回収も代行します

    クラウドを使えない従業員には、
    従来と同じく紙の申告書で対応します。

    もちろんMominokiは、従業員がスマホで申告できるクラウドサービスを提供しています。
    同時にMominokiは、クラウド化しても人事部に残ってしまう業務を代行するBPOサービスを提供しています。

    第1にMominokiは、人事部に代わって、従業員から証明書類を収集します。
    人事部の皆様は十分理解されていると思いますが、クラウド化したところで完全にペーパレスになるわけではありません。なぜなら、保険や住宅ローンの控除証明書類を収集するという業務が残るからです。国税庁は、控除証明書類の電子化を進めていますが、完全に電子化されるには数年単位の時間が必要でしょう。
    障害、勤労学生、非居住親族に関する書類のコピーも集めなくてはなりません。紙書類を集めるという作業は、減ることはあっても、無くなることはなさそうです。

    第2にMominokiは、紙の申告書(マルフ、マルホ、キハイショ)を印刷する機能をもっています。
    どの企業にも、クラウドを利用できない従業員が一定数存在します。製造現場の一部、直近の入社者、あるいは長期欠勤や休職中の従業員の方々には、従来と同じ紙の申告書で対応する方が現実的な場合もあるでしょう。Mominokiは、国税庁フォーマットでの申告書に、従業員と扶養親族の情報を印刷する機能をもっています。

    第3にMominokiは、紙の申告書や返信用封筒を、従業員の自宅に送付する作業を代行します。従業員は、返信用封筒に申告書と控除証明書類を入れて、当社に返送することができます。他にも、人事部に業務を残さないための様々なオプションサービスを、Mominokiは提供しています。

  • 年末調整:Mominoki

    大企業の利用を想定した
    年末調整サービスです

    多くの従業員や拠点を持つ
    大企業のために様々な機能と
    サービスを用意しています。

    大企業の利用を想定した
    年末調整サービスです

    多くの従業員や拠点を持つ大企業のために
    様々な機能とサービスを用意しています。

    年末調整や住民税といった年次業務は、法律の要求事項を満たす作業であり、企業による対応方法の差は無いように思われます。しかし、多くの従業員や拠点を持つ大企業であれば、例えば控除証明書類の提出先は拠点によって違うでしょうし、人事担当者によって異なる権限をクラウドに設定する必要があるかもしれません。
    ここでは、大企業の利用を想定したMominokiの様々な機能とサービスを紹介いたします。

    第1にMominokiは、5種類の書類提出方法を用意しています。その目的は、すべての従業員の年末調整申告を当社が代行できるようにすることで、人事部に業務を残さないためです。
    電子年調、在宅年調、記名年調、白紙年調、紙年調と名付けられた 「5種類の申告方法」についての動画 をご覧ください。

    第2にMominokiは、人事部がMominokiの機能を設定したり情報を参照したりするための、管理画面を提供しています。
    例えば、ウェブ画面やメール文面に企業独自の文言を差し込むことができます。人事部は、従業員が入力する際の注意事項や書類の提出方法などの説明文を作成し、これを管理画面から設定できます。エディターで作成した説明文は、実際のウェブ画面でどのように表示されるのかをプレビューすることができます。
    人事部は、利用する機能やサービス、およびクラウドのオープン・クローズ、あるいは督促メールの送信日などのスケジュールを、管理画面から設定できます。

    第3に、企業グループ全体での利用に役立つように、Mominokiは操作できる範囲を人事担当者ごとに設定できます。
    例えば、給与計算を行うSSC(Shared Service Center)の給与計算担当者は従業員の申告データを参照しダウンロードできるが(管理者権限)、給与計算を行わない子会社の総務担当者は自社分の年末調整申告の進捗を参照することだけができる(進捗閲覧権限)。そして責任者は、自社の担当者にこれらの権限を付与することができる(責任者権限)、といった使い分けをすることができます。

    そして第4に、Mominokiは、提出用封筒を各拠点に配送する業務、紙の申告書類を配布・回収する業務、あるいは前職の給与所得の源泉徴収票を収集しデータ作成する業務などのBPOサービスを提供することで、人事部に残る年調申告業務を最小限に留めます。

  • 住民税:Satsuki

    個人宛住民税額通知書を
    従業員自宅に郵送します

    市区町村から届いた通知書を、
    到着次第順次、
    従業員の自宅に郵送します。

    個人宛住民税額通知書を
    従業員自宅に郵送します

    市区町村から届いた通知書を、到着次第順次、
    従業員の自宅に郵送します。

    住民税BPOサービス「Satsuki(皐)」は、毎年5月、6月に全国の市区町村から送られてくる住民税決定通知書の処理を、人事部に代わって当社が代行するサービスです。Satsukiのサービスは2つに大別されます。
    ① 従業員(納税義務者)宛の通知書を、従業員の自宅に郵送します。発送する旨を従業員にメールで通知します。
    ② 企業(特別徴収義務者)宛の通知書から、住民税データを作成し人事部に納品します。

    まず従業員への通知書の郵送です。Satsukiは、市区町村から到着した順に、決定通知書を封筒に入れて従業員の自宅(あるいは人事部が指定した住所)に郵送します。6月の給与明細に添付して配布するのではなく、先に到着したものから順に郵送していきます。当社から発送する日の朝に、Satsukiは、これから郵送する旨を記したメールを従業員に発信します。

    この方法は次の特長があります。
    6月の給与支給日まで従業員を待たせません。5月中旬から6月中旬の間に、従業員の手元に決定通知書が郵送されます。また在宅勤務の従業員にとっても便利な仕組みになるでしょう。保育園に提出するため給与支給日よりも前に入手したい、といった従業員からの問い合わせもなくなります。
    これから郵送する旨を記したメールには、郵送先の住所(人事部から提供された情報)が記載されています。人事部が特定記録郵便を利用するというオプションを選択した場合には、その追跡番号も記載されています。従業員の皆様に、「いつ届くのかわからない」といった不安を抱かせることはありません。

  • 住民税:Satsuki

    事業者宛住民税額通知書から
    住民税データを作成します

    電子および紙の通知書から、
    住民税データを作成し
    人事部に納品します。

    事業者宛税額通知書から
    住民税データを作成します

    電子および紙の通知書から、
    住民税データを作成し人事部に納品します。

    住民税BPOサービス「Satsuki(皐)」は、企業(特別徴収義務者)宛の通知書から、住民税データを作成し人事部に納品します。

    現在、住民税決定通知書は、各市区町村から次のいずれかの方法で送られてきます。

    • 電子ファイルが正本で、書面の副本が送られてくる
    • 電子ファイルが正本で、書面の副本が送られてこない
    • 電子ファイルが副本で、書面の正本が送られてくる
    • 書面の正本だけが送られてくる

    Satsukiは、いずれの方法で送られてきた通知もデータベースに一本化し、人事部に納品します。

    書面が正本である場合には、当社はこれをAIやOCRなどのテクノロジーを用いて読み取ります。併せて電子ファイルが送られてきた場合はそのデータと突合し、差異があれば人間が目視で確認します。
    電子ファイルがなく、書面だけが送られてきた場合には、AIとOCRが読み取ると同時に、人間が目視で読み取って、両者を突合します。差異があれば、別の人間が目視で読み取ります。AIやOCRと人間の目視は、読み間違いをする特性が異なることから、読み取りエラーを起こす可能性は極めて低くなることがわかっています。

    Satsukiを導入するのに必要な作業は、次の2つだけです。
    2月に税務申告を行う際に、特別徴収税額通知書の受け取り方法として、「正本の電子データをeLTAXで受け取る」を選択していただきます。月次の住民税業務もSatsukiに任せる場合には、特別徴収義務者の所在地・名称変更届出書を用いて、書面の送付先を当社指定の住所に変更していただきます。
    5月に通知書が届く前に、受給者番号、戸籍氏名、社員番号、メルアド等を記載した従業員マスターを提供していただきます。従業員マスターのアップロード、および住民税データのダウンロード等の作業は、Satsukiの管理画面から行うことができます。

    年末調整から住民税まで、年次業務はラクラスにお任せください。

動画紹介

いかにして社員と人事部を年次業務から解放するのか、
動画で紹介いたします。

  • 年末調整クラウド+BPOサービス 住民税クラウド+BPOサービス Mominoki / Satsuki

    年次業務で疲弊しない方法

    なぜ人事部は年次業務で疲弊するのか。なぜラクラスは年次業務を代行できるのか。その仕組みを解説。

  • 年次業務から人事部を解放する Mominoki 00

    5分でわかるMominoki

    Mominokiでの年末調整を知るには、まずこの5分間の動画をご覧ください。

  • 年末調整クラウド+BPOサービス Mominoki 01

    法令の要求

    「証明書原本を確認する」という企業の責務について説明します。

  • 年末調整クラウド+BPOサービス Mominoki 02

    読取品質白書公開

    2021年のMominokiの読取精度の報告と、精度100%を実現するための次なる打ち手。

  • 年末調整クラウド+BPOサービス Mominoki 03

    従業員の作業

    クラウドへの入力から、証明書原本の提出まで、従業員が行うシンプルな作業。

  • 年末調整クラウド+BPOサービス Mominoki 04

    人事部の作業

    データアップロード/ダウンロード、進捗確認、各種設定等、Mominokiの管理画面を用いた人事部の作業。

  • 年末調整クラウド+BPOサービス Mominoki 05

    5種類の申告方法

    すべての従業員の年末調整をMominokiで取り扱うための5種類の申告方法。

  • 年末調整クラウド+BPOサービス Mominoki 06

    選べる機能とサービス

    従業員や拠点の数が多い大企業の業務を効率化する様々な機能とサービス。

  • 住民税クラウド+BPOサービス Satsuki 01

    Satsukiの仕組み

    従業員の自宅に通知書を郵送し、人事部に住民税データを納品するSatsukiの仕組み。

FAQ

Mominokiの利用実績を教えてください。
2021年度において、Mominokiは120社16万人にご利用いただきました。
ラクラスは、2005年度からクラウド+BPOによる年末調整サービスを提供しています(当時クラウドという単語はありませんでしたが)。
Mominokiの特徴を教えてください。
Mominokiは、クラウドとBPOサービスを組み合わせることで、従業員に代わって保険と住宅控除に関する証明書類を読み取ります。そして人事部に代わって、証明書類の収集と確認を代行します。
画像認識AIなどのテクノロジーの利用により、広範なサービス範囲、正確な読み取り精度、そしてご利用いただきやすい価格を実現していることも、Mominokiの特徴です。
業種や従業員数による利用する企業の偏りはありますか?
年末調整は、日本の全企業において一律の業務であり、業種による偏りはありません。従業員全員がPCを使えない環境にある場合に備えて、ラクラスは従業員の個人スマホを使うオプションや、従来通りの紙の申告書を使うオプションも用意してあります。
従業員数に関して申し上げますと、Mominokiは概ね1,000名以上の従業員をもつ企業の年末調整業務効率化を念頭において、設計されています。
従業員本人が入力するシステムですか?
はい、従業員一人ひとりに、Mominokiのクラウドのアカウントを持っていただきます。そして、情報の入力、および証明書の読み取り結果の確認を行なっていただきます。
全員がクラウドに入力できるわけではなく、紙の申告となる従業員もいます。
Mominokiは、電子申告と、従来通りの紙の申告とを混在してご利用いただけます。紙の申告書に対応していることも、クラウドだけの年末調整サービスとは大きく異なる、Mominokiの特徴です。
ユーザ企業は、従業員一人ひとりの状況に合った申告方法を設定できます。

お問合せ

Mominokiの機能に関する
質問はこちらから

Mominokiの機能に関する質問は
こちらから価格表もご覧ください

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